Polityka prywatności i plików cookie

Niniejsza Polityka prywatności i plików cookie określa zasady przetwarzania danych osobowych przez SPEEDIXA Sp. z o.o. w związku z korzystaniem ze strony internetowej speedixa.com, formularzy kontaktowych, zapytań ofertowych, świadczeniem usług transportowych, spedycyjnych, magazynowych i logistycznych, współpracą z przewoźnikami i kontrahentami, procesami rekrutacyjnymi, komunikacją biznesową i marketingową, a także stosowaniem plików cookie oraz podobnych technologii.

Niniejsza Polityka uwzględnia w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych – RODO / GDPR), polskie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, przepisy prawa komunikacji elektronicznej oraz inne regulacje mające zastosowanie do działalności SPEEDIXA.

Data ostatniej aktualizacji: 14 sierpnia 2026 r.

Spis treści

1. Administrator danych osobowych
2. Definicje
3. Zakres stosowania Polityki
4. Zasady przetwarzania danych
5. Kategorie danych osobowych
6. Źródła danych osobowych
7. Cele i podstawy prawne przetwarzania
8. Strona internetowa i formularze kontaktowe
9. Klienci B2B i przedstawiciele firm
10. Transport drogowy
11. Transport w kontrolowanej temperaturze
12. Transport ADR
13. Transport kontenerowy
14. Transport lotniczy
15. Logistyka AOG
16. On Board Courier
17. Transport morski
18. Transport kolejowy
19. Transport multimodalny
20. Magazynowanie i 3PL
21. Administrator / Podmiot przetwarzający
22. Fulfillment i dystrybucja
23. Obsługa celna
24. GPS i Track & Trace
25. Rozwiązania branżowe
26. Przewoźnicy i podwykonawcy
27. Usługi dla przewoźników
28. Dokumentacja transportowa
29. Reklamacje i szkody
30. Rekrutacja
31. Marketing
32. Pliki cookie
33. Kategorie plików cookie
34. Zarządzanie zgodą
35. Technologie podmiotów trzecich
36. Odbiorcy danych
37. Transfery poza EOG
38. Okres przechowywania danych
39. Szczególne kategorie danych
40. Profilowanie
41. Prawa osób, których dane dotyczą
42. Skarga do organu nadzorczego
43. Bezpieczeństwo danych
44. Naruszenia ochrony danych
45. Zmiany Polityki
46. Podstawy prawne
47. Kontakt

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:

W sprawach dotyczących niniejszej Polityki, przetwarzania danych osobowych lub realizacji praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się z SPEEDIXA za pomocą powyższych danych kontaktowych.

2. Definicje

• RODO / GDPR – Rozporządzenie (UE) 2016/679.
• Administrator – podmiot, który ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
• Podmiot przetwarzający – podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora.
• Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
• Przetwarzanie – każda operacja wykonywana na danych osobowych, w tym zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, modyfikowanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
• Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca ze strony speedixa.com.
• Kontrahent – klient, przewoźnik, dostawca, podwykonawca, partner lub inny podmiot współpracujący z SPEEDIXA.
• Cookies – informacje przechowywane na urządzeniu końcowym użytkownika lub odczytywane z tego urządzenia.
• CMP – platforma zarządzania zgodami użytkowników dotyczącymi plików cookie i podobnych technologii.

3. Zakres stosowania niniejszej Polityki

Polityka może dotyczyć danych:

• odwiedzających stronę internetową;
• klientów i potencjalnych klientów;
• przedstawicieli klientów;
• osób kontaktowych kontrahentów;
• przewoźników;
• podprzewoźników;
• kierowców;
• spedytorów;
• operatorów magazynowych;
• dostawców;
• nadawców;
• odbiorców;
• przedstawicieli portów lotniczych;
• przedstawicieli terminali portowych i kolejowych;
• przedstawicieli celnych;
• przedstawicieli zakładów ubezpieczeń;
• kandydatów do pracy;
• osób przesyłających CV;
• odbiorców przesyłek magazynowych i fulfillment;
• innych osób fizycznych uczestniczących w łańcuchu logistycznym.

4. Zasady przetwarzania danych osobowych

SPEEDIXA przetwarza dane osobowe zgodnie z zasadami wynikającymi z RODO, w szczególności:

• zgodności z prawem;
• rzetelności;
• przejrzystości;
• ograniczenia celu;
• minimalizacji danych;
• prawidłowości;
• ograniczenia przechowywania;
• integralności;
• poufności;
• rozliczalności;
• privacy by design;
• privacy by default.

5. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

W zależności od charakteru relacji lub rodzaju usługi SPEEDIXA może przetwarzać:

• imię i nazwisko;
• stanowisko;
• nazwę firmy;
• służbowy adres e-mail;
• prywatny adres e-mail, jeżeli został podany dobrowolnie;
• numer telefonu;
• adres korespondencyjny;
• adres załadunku;
• adres dostawy;
• dane kontaktowe magazynu;
• dane kontaktowe nadawcy i odbiorcy;
• informacje dotyczące zlecenia transportowego;
• numery shipment / booking reference;
• dane pojazdu;
• numer rejestracyjny pojazdu;
• dane kierowcy;
• dane zawarte w dokumentach transportowych;
• dane CMR;
• dane AWB;
• dane Bill of Lading;
• dane Proof of Delivery;
• dowody dostawy;
• listy pakunkowe;
• dokumenty celne;
• dokumenty ubezpieczeniowe;
• podpis odbiorcy;
• dane dotyczące trasy;
• dane GPS / Track & Trace;
• okna czasowe dostawy;
• informacje o incydentach transportowych;
• informacje związane z reklamacjami;
• dane dotyczące płatności i rozliczeń;
• dane rachunku bankowego, jeżeli są niezbędne;
• dane zawarte na fakturach;
• korespondencję biznesową;
• adres IP;
• User-Agent;
• system operacyjny;
• typ urządzenia;
• datę i godzinę połączenia;
• identyfikatory cookies;
• informacje o udzielonych zgodach;
• dane zawarte w CV;
• informacje o wykształceniu;
• doświadczenie zawodowe;
• kwalifikacje i umiejętności zawodowe;
• inne dane przekazane dobrowolnie.

6. Źródła danych osobowych

Dane osobowe mogą być pozyskiwane:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą;
• za pośrednictwem strony internetowej;
• za pośrednictwem formularzy kontaktowych;
• za pośrednictwem formularzy zapytań transportowych lub ofertowych;
• za pośrednictwem poczty elektronicznej;
• telefonicznie;
• ze zleceń transportowych;
• z umów;
• z dokumentacji transportowej;
• od pracodawcy osoby, której dane dotyczą;
• od klienta;
• od przewoźnika;
• od podprzewoźnika;
• od nadawcy;
• od odbiorcy;
• od magazynu;
• od spedytora;
• od zakładu ubezpieczeń;
• od organów publicznych;
• z oficjalnych rejestrów publicznych;
• automatycznie podczas korzystania ze strony, w odniesieniu do danych technicznych i dozwolonych technologii.

Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, SPEEDIXA realizuje obowiązki informacyjne określone w art. 14 RODO, jeżeli obowiązek taki powstaje i nie znajduje zastosowania ustawowy wyjątek.

7. Cele i podstawy prawne przetwarzania

8. Strona internetowa, formularze kontaktowe i zapytania ofertowe

Za pośrednictwem strony użytkownik może skontaktować się z SPEEDIXA, przesłać zapytanie lub poprosić o wycenę usługi transportowej lub logistycznej.

Mogą być wymagane następujące dane:

• imię;
• nazwa firmy;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• miejsce nadania;
• miejsce dostawy;
• rodzaj ładunku;
• rodzaj transportu;
• dodatkowe informacje dotyczące przesyłki.

Jeżeli dane są niezbędne do udzielenia odpowiedzi lub podjęcia działań przed zawarciem umowy, przetwarzanie może odbywać się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO bez konieczności uzyskiwania odrębnej ogólnej zgody na obsługę zapytania.

W odniesieniu do przedstawicieli osób prawnych podstawą przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

9. Klienci, przedsiębiorstwa i osoby kontaktowe B2B

SPEEDIXA prowadzi znaczną część działalności w modelu business-to-business.

RODO nie chroni osób prawnych jako takich, jednak ma zastosowanie do możliwych do zidentyfikowania przedstawicieli, pracowników i osób kontaktowych takich podmiotów.

Mogą być przetwarzane w szczególności:

• imię i nazwisko;
• stanowisko;
• firma;
• służbowy numer telefonu;
• służbowy adres e-mail;
• informacje o umocowaniu;
• korespondencja biznesowa.

10. Transport drogowy, FTL, LTL i transport ekspresowy

W związku z transportem drogowym, FTL, LTL, ładunkami częściowymi oraz transportami pilnymi SPEEDIXA może przetwarzać dane niezbędne do realizacji zlecenia transportowego.

Mogą to być:

• osoba kontaktowa klienta;
• osoba kontaktowa magazynu;
• osoba kontaktowa odbiorcy;
• dane kierowcy;
• numer rejestracyjny pojazdu;
• numer naczepy;
• miejsce załadunku;
• miejsce rozładunku;
• okna czasowe załadunku i rozładunku;
• Delivery Reference;
• Shipment Reference;
• dane CMR;
• Proof of Delivery;
• informacje o statusie transportu.

11. Transport chłodniczy i transport w kontrolowanej temperaturze

W przypadku towarów wymagających określonego reżimu temperaturowego mogą być wykorzystywane systemy monitorowania temperatury, czasu i trasy.

Temperatura ładunku sama w sobie co do zasady nie stanowi danych osobowych. Jednak logi rejestratorów temperatury mogą zawierać identyfikator pojazdu, trasę, znaczniki czasu lub inne dane pozwalające powiązać zapis z konkretnym kierowcą.

Informacje te mogą być wykorzystywane do:

• potwierdzenia zachowania cold chain;
• kontroli jakości;
• wykonania umowy;
• obsługi reklamacji;
• obsługi szkód ubezpieczeniowych;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

12. Transport towarów niebezpiecznych ADR

W przypadku transportów podlegających ADR SPEEDIXA może przetwarzać dodatkowe dane niezbędne do weryfikacji wymogów zawodowych, prawnych i bezpieczeństwa.

Mogą to być:

• dane kierowcy;
• dane kontaktowe;
• informacje o wymaganych uprawnieniach;
• informacje o ważności dokumentów;
• dane pojazdu;
• informacje wymagane do wstępu na określone obiekty;
• informacje o incydentach transportowych.

Numery UN, klasy ADR i właściwości towaru dotyczą przede wszystkim samego ładunku, jednak mogą występować w dokumentacji transportowej razem z danymi osobowymi.

13. Transport kontenerowy i logistyka portowa

W ramach transportu kontenerowego dane osobowe mogą być przetwarzane w celu odbioru, wydania, dostarczenia kontenera oraz uzyskania dostępu do portu lub terminala kontenerowego.

• dane kierowcy;
• numer rejestracyjny pojazdu;
• numer kontenera;
• Booking Reference;
• Terminal Reference;
• slot czasowy terminala;
• dane kontaktowe;
• dane dokumentu tożsamości, jeżeli ich podanie jest zasadnie wymagane przez konkretny terminal.

Kody PIN, kody wydania kontenera oraz podobne dane dostępowe traktowane są jako poufne informacje operacyjne.

14. Międzynarodowy transport lotniczy

Przy organizacji transportu lotniczego dane osobowe mogą być przekazywane liniom lotniczym, cargo agents, handling agents, portom lotniczym, terminalom, przedstawicielom celnym oraz przewoźnikom pierwszej i ostatniej mili.

Dane mogą obejmować:

• dane kontaktowe nadawcy;
• dane kontaktowe odbiorcy;
• Notify Party;
• dane AWB;
• Booking Reference;
• dane kontaktowe;
• dane osoby upoważnionej do odbioru;
• dane niezbędne do odprawy celnej;
• dane wymagane dla bezpieczeństwa lotniczego.

15. AOG – Aircraft on Ground

W przypadku pilnych transportów AOG części lub komponentów lotniczych może być konieczna ciągła komunikacja operacyjna oraz ograniczona wymiana danych osobowych pomiędzy uczestnikami dostawy.

Może to dotyczyć danych:

• przedstawicieli linii lotniczych;
• przedstawicieli MRO;
• personelu technicznego;
• dostawców części;
• odbiorców;
• portów lotniczych;
• handling agents;
• spedytorów;
• kurierów;
• kierowców.

Mogą być przetwarzane służbowe numery telefonów, adresy e-mail, miejsca i godziny przekazania, Booking Reference oraz status operacyjny dostawy.

16. On Board Courier / Hand Carry

W ramach usługi On Board Courier przesyłka może być osobiście przewożona przez kuriera, co może wymagać przetwarzania dodatkowych danych podróżnych kuriera.

W zależności od trasy mogą to być:

• imię i nazwisko;
• data urodzenia;
• obywatelstwo;
• numer telefonu;
• adres e-mail;
• dane paszportu lub innego dokumentu podróży, jeżeli są niezbędne do rezerwacji i podróży;
• dane wizowe, jeżeli mają zastosowanie;
• dane biletu lotniczego;
• numer lotu;
• trasa podróży;
• Booking / PNR Reference;
• status operacyjny zlecenia.

Dane te przetwarzane są wyłącznie w zakresie obiektywnie niezbędnym do realizacji konkretnej usługi.

17. Transport morski – FCL i LCL

W ramach transportu morskiego FCL i LCL mogą być przetwarzane dane osobowe zawarte w dokumentacji przewozowej.

• dane nadawcy;
• dane odbiorcy;
• Notify Party;
• dane Bill of Lading;
• Booking Reference;
• dane kontaktowe;
• dane przedstawiciela portowego;
• dane przedstawiciela celnego.

18. Transport kolejowy

W przypadku międzynarodowego transportu kolejowego, w tym połączeń Chiny–Europa, niezbędne informacje mogą być przekazywane operatorom kolejowym, terminalom, agentom, przedstawicielom celnym i przewoźnikom pierwszej lub ostatniej mili.

Jeżeli realizacja transportu wiąże się z przekazaniem danych poza EOG, zastosowanie mają właściwe zasady transferu międzynarodowego.

19. Transport multimodalny i intermodalny

Transport multimodalny może łączyć transport drogowy, morski, kolejowy i lotniczy.

Niezbędne dane osobowe mogą być zatem przekazywane kilku uczestnikom łańcucha logistycznego.

SPEEDIXA stosuje zasadę need-to-know: każdy uczestnik powinien otrzymać wyłącznie dane potrzebne do wykonania jego części transportu.

20. Magazynowanie i usługi 3PL

Usługi magazynowe i 3PL mogą obejmować w szczególności:

• przyjęcie towaru;
• rozładunek;
• przeładunek;
• rozmieszczenie towaru;
• magazynowanie krótkoterminowe;
• magazynowanie długoterminowe;
• konsolidację;
• dekonsolidację;
• cross-docking;
• kompletację zamówień;
• przepakowanie;
• etykietowanie;
• zarządzanie zapasami;
• koordynację wysyłek;
• przygotowanie towarów do dalszej dystrybucji.

Dane osobowe mogą dotyczyć:

• przedstawicieli klienta;
• dostawców;
• kierowców;
• osób kontaktowych magazynu;
• przewoźników;
• odbiorców zamówień.

21. SPEEDIXA jako administrator lub podmiot przetwarzający

Rola SPEEDIXA w rozumieniu RODO określana jest odrębnie dla każdego procesu przetwarzania.

SPEEDIXA może działać jako niezależny Administrator, gdy dane są potrzebne do:

• organizacji transportu;
• prowadzenia własnej dokumentacji;
• realizacji obowiązków prawnych;
• księgowości;
• rozliczeń podatkowych;
• bezpieczeństwa;
• obsługi reklamacji;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli klient przekazuje SPEEDIXA dane swoich klientów końcowych wyłącznie w celu magazynowania, fulfillment lub wykonania innej operacji zgodnie z instrukcjami klienta, SPEEDIXA może działać jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO.

W takim przypadku odpowiednie przetwarzanie regulowane jest właściwymi postanowieniami umownymi dotyczącymi powierzenia danych.

22. Fulfillment, pakowanie, etykietowanie i dostawa ostatniej mili

W ramach przygotowywania zamówień i przesyłek do dostawy SPEEDIXA może otrzymywać dane odbiorcy końcowego.

• imię i nazwisko;
• adres dostawy;
• numer telefonu;
• adres e-mail;
• numer zamówienia;
• Delivery Reference;
• instrukcje dostawy.

Etykiety wysyłkowe powinny zawierać wyłącznie dane obiektywnie niezbędne do realizacji konkretnej dostawy.

23. Obsługa celna i odprawa celna

W ramach organizacji odpraw celnych SPEEDIXA może przetwarzać dane osobowe zawarte w dokumentacji importowej, eksportowej i innej dokumentacji celnej.

• dane przedstawicieli importera;
• dane przedstawicieli eksportera;
• dane kontaktowe;
• dane pełnomocnictwa;
• podpis;
• EORI lub inny identyfikator, jeżeli odnosi się do osoby fizycznej;
• dane dokumentu tożsamości, jeżeli konkretna procedura celna zgodnie z prawem tego wymaga.

24. GPS, telematyka, Track & Trace i ETA

W celu monitorowania transportu SPEEDIXA może otrzymywać informacje o lokalizacji pojazdu lub przesyłki.

Jeżeli pojazd można powiązać z konkretnym kierowcą, dane lokalizacyjne mogą stanowić dane osobowe.

Dane mogą być wykorzystywane do:

• monitorowania realizacji transportu;
• obliczania ETA;
• informowania klienta o statusie przesyłki;
• koordynacji magazynu;
• zapobiegania kradzieżom;
• zapewnienia bezpieczeństwa;
• obsługi reklamacji;
• potwierdzania wykonania transportu.

Jeżeli dane lokalizacyjne przekazuje niezależny przewoźnik, przewoźnik ten pozostaje odpowiedzialny za własne obowiązki informacyjne wobec kierowców, jeżeli takie obowiązki powstają.

25. Branżowe rozwiązania logistyczne

SPEEDIXA może świadczyć usługi logistyczne w szczególności dla branż:

• automotive i części zamiennych;
• produktów świeżych i łatwo psujących się;
• farmaceutycznej i ochrony zdrowia;
• napojów i produktów alkoholowych;
• handlu detalicznego;
• FMCG;
• budownictwa;
• przemysłu i produkcji.

Sam rodzaj transportowanego towaru nie oznacza automatycznie konieczności przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych.

26. Logistyka farmaceutyczna i healthcare

W związku z transportem leków, wyrobów medycznych lub sprzętu medycznego SPEEDIXA co do zasady nie potrzebuje informacji dotyczących konkretnych pacjentów.

Klienci nie powinni przekazywać SPEEDIXA informacji o diagnozach, leczeniu, receptach lub stanie zdrowia pacjenta, chyba że jest to obiektywnie niezbędne dla zgodnego z prawem celu.

Jeżeli wyjątkowo konieczne jest przetwarzanie danych o zdrowiu, stanowią one szczególną kategorię danych w rozumieniu art. 9 RODO i są przetwarzane wyłącznie na odpowiedniej podstawie prawnej.

27. Współpraca z przewoźnikami i podwykonawcami

Przy wyborze przewoźników SPEEDIXA może dokonywać uzasadnionej weryfikacji potencjalnych partnerów transportowych.

Może ona obejmować:

• dane przedsiębiorcy;
• dane przedstawicieli firmy;
• dane kontaktowe;
• dane licencji;
• dane ubezpieczeniowe;
• dane rachunku bankowego;
• dane kierowców w niezbędnym zakresie;
• dane pojazdów;
• informacje z oficjalnych lub zgodnie z prawem dostępnych źródeł profesjonalnych.

Weryfikacja może być prowadzona w celu zapobiegania oszustwom, ochrony ładunku i wyboru wiarygodnych podwykonawców.

28. Wynajem pojazdów, karty paliwowe i usługi dla przewoźników

Jeżeli SPEEDIXA świadczy lub organizuje dodatkowe usługi dla przewoźników, mogą być przetwarzane dane osobowe potrzebne do realizacji tych usług.

W zależności od usługi mogą to być:

• dane przedstawiciela najemcy;
• dane upoważnionego kierowcy;
• informacje dotyczące wydania pojazdu;
• informacje dotyczące zwrotu pojazdu;
• dane karty paliwowej;
• identyfikator użytkownika;
• identyfikator pojazdu;
• data i miejsce transakcji;
• informacje dotyczące wypadku drogowego;
• informacje dotyczące incydentu transportowego;
• dokumenty potrzebne do obsługi mandatu lub roszczenia.

29. Dokumentacja transportowa i logistyczna

SPEEDIXA może tworzyć, otrzymywać, przekazywać i przechowywać dokumenty niezbędne do realizacji transportu i operacji logistycznych.

Mogą to być:

• CMR;
• AWB;
• Bill of Lading;
• Proof of Delivery;
• packing list;
• delivery note;
• warehouse receipt;
• shipping instruction;
• dokumenty celne;
• dokumenty ubezpieczeniowe;
• pełnomocnictwa;
• dokumenty związane z reklamacjami i szkodami.

Okres przechowywania dokumentacji może wynikać jednocześnie z wymogów umownych, transportowych, księgowych, podatkowych i dowodowych.

30. Proof of Delivery i podpis odbiorcy

W celu potwierdzenia dostawy SPEEDIXA może otrzymywać Proof of Delivery, dokument CMR lub inny dokument zawierający imię, nazwisko, podpis lub inne informacje osoby odbierającej towar.

Dane te mogą być wykorzystywane do udokumentowania wykonania umowy, rozliczeń, obsługi reklamacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

31. Uszkodzenie towaru, reklamacje, szkody ubezpieczeniowe i windykacja

W przypadku uszkodzenia, opóźnienia, częściowej lub całkowitej utraty ładunku SPEEDIXA może przetwarzać dane niezbędne do ustalenia okoliczności zdarzenia.

Może to obejmować:

• dokumentację transportową;
• korespondencję;
• zdjęcia;
• historię GPS;
• zapisy temperatury;
• dane kierowcy;
• dane pojazdu;
• dane polisy ubezpieczeniowej;
• dane świadków;
• dokumentację właściwych organów.

Dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu dochodzenia należności, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

32. Rekrutacja, aplikacje i CV

SPEEDIXA może przetwarzać dane kandydatów w związku z rekrutacją kierowców, pracowników biurowych, specjalistów oraz innych pracowników lub współpracowników.

Mogą to być:

• imię;
• nazwisko;
• numer telefonu;
• adres e-mail;
• wykształcenie;
• doświadczenie zawodowe;
• kwalifikacje;
• umiejętności;
• znajomość języków;
• dane zawarte w CV;
• inne informacje przekazane dobrowolnie.

Kandydaci proszeni są o niewskazywanie w CV danych niezwiązanych z procesem rekrutacyjnym.

Wykorzystywanie CV w przyszłych procesach rekrutacyjnych wymaga odpowiedniej podstawy prawnej, np. odrębnej dobrowolnej zgody.

33. Komunikacja operacyjna i logistyka 24/7

Ze względu na międzynarodowy i czasowo krytyczny charakter transportów komunikacja operacyjna może odbywać się również poza standardowymi godzinami pracy.

Telefon, e-mail oraz uzgodnione kanały biznesowe mogą być wykorzystywane do przekazywania informacji dotyczących bieżącej przesyłki.

Wiadomości dotyczące załadunku, ETA, dokumentacji, incydentów lub statusu aktywnego zlecenia same w sobie nie stanowią komunikacji marketingowej.

34. Marketing bezpośredni i elektroniczna komunikacja handlowa

SPEEDIXA może prowadzić marketing bezpośredni własnych usług w zakresie dozwolonym przez prawo.

Wykorzystanie określonych kanałów komunikacji elektronicznej do przekazywania informacji handlowych odbywa się zgodnie z wymaganiami Prawa komunikacji elektronicznej.

Jeżeli przepisy wymagają uprzedniej zgody, odpowiednia komunikacja handlowa jest wysyłana dopiero po jej uzyskaniu.

Zgoda powinna być:

• dobrowolna;
• konkretna;
• świadoma;
• jednoznaczna;
• możliwa do wycofania.

Rezygnacja z marketingu nie blokuje otrzymywania komunikacji usługowej lub operacyjnej niezbędnej do wykonania umowy.

35. Pliki cookie i podobne technologie

Strona może wykorzystywać pliki cookie, Local Storage, Session Storage, pixels, tags oraz podobne technologie.

Technologie te mogą służyć do:

• technicznego funkcjonowania strony;
• zapewnienia bezpieczeństwa;
• zapamiętywania preferencji użytkownika;
• zarządzania sesją;
• analizy;
• pomiaru skuteczności strony;
• marketingu, jeżeli uzyskano wymaganą zgodę.

36. Kategorie plików cookie

37. Zarządzanie zgodą na pliki cookie

Przed uruchomieniem nieobowiązkowych plików cookie użytkownik powinien otrzymać jasną informację o celach ich stosowania.

Użytkownik powinien mieć możliwość:

• zaakceptowania nieobowiązkowych cookies;
• odrzucenia nieobowiązkowych cookies;
• wyboru poszczególnych kategorii;
• późniejszej zmiany wyboru;
• wycofania zgody.

Zamknięcie bannera, przewijanie strony, dalsze korzystanie ze strony lub brak aktywności użytkownika same w sobie nie powinny być traktowane jako aktywna zgoda na technologie nieobowiązkowe.

38. Aktualna lista wykorzystywanych plików cookie

Faktyczna lista plików cookie powinna odpowiadać rzeczywistej konfiguracji technicznej strony.

Panel zarządzania cookies powinien w odpowiednich przypadkach wskazywać:

• nazwę pliku cookie;
• dostawcę;
• domenę;
• kategorię;
• cel;
• okres działania;
• informacje dotyczące podmiotów trzecich.

Nie należy wskazywać jako aktywnych usług lub plików cookie, które faktycznie nie są wykorzystywane.

39. Zewnętrzne usługi analityczne, reklamowe i techniczne

W zależności od faktycznej konfiguracji technicznej strony SPEEDIXA może korzystać z zewnętrznych usług IT, analitycznych, reklamowych, antyspamowych, mapowych, wideo lub innych podobnych usług.

Jeżeli konkretna technologia wymaga uprzedniej zgody, nie powinna być uruchamiana przed jej uzyskaniem.

Systemy zarządzania tagami, takie jak Google Tag Manager, jeżeli są stosowane, powinny być skonfigurowane w sposób respektujący rzeczywisty status zgody użytkownika dla nieobowiązkowych tagów analitycznych i reklamowych.

40. Zewnętrzne mapy, filmy i treści osadzone

Strona może zawierać linki lub treści osadzone pochodzące od podmiotów trzecich.

Jeżeli osadzona treść może przesyłać dane do zewnętrznego dostawcy jeszcze przed interakcją użytkownika, a takie przesłanie wymaga zgody, ładowanie tej treści powinno zostać zablokowane do momentu uzyskania zgody.

41. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane, wyłącznie w niezbędnym zakresie, w szczególności:

• upoważnionym pracownikom SPEEDIXA;
• przewoźnikom;
• podprzewoźnikom;
• spedytorom;
• liniom lotniczym;
• przewoźnikom morskim;
• operatorom kolejowym;
• magazynom;
• terminalom;
• operatorom portowym;
• operatorom lotnisk;
• handling agents;
• przedstawicielom celnym;
• zakładom ubezpieczeń;
• bankom;
• dostawcom usług płatniczych;
• dostawcom hostingu;
• dostawcom infrastruktury serwerowej;
• dostawcom poczty elektronicznej;
• dostawcom CRM;
• dostawcom TMS;
• dostawcom WMS;
• dostawcom Track & Trace;
• dostawcom backup i cybersecurity;
• podmiotom IT;
• biurom rachunkowym;
• doradcom podatkowym;
• audytorom;
• doradcom prawnym;
• firmom windykacyjnym;
• organom publicznym;
• sądom;
• innym podmiotom, jeżeli przekazanie danych wynika z prawa lub jest niezbędne do wykonania konkretnej usługi.

42. Podmioty przetwarzające dane w imieniu SPEEDIXA

Jeżeli dostawca usługi przetwarza dane osobowe wyłącznie w imieniu SPEEDIXA, relacja z takim dostawcą regulowana jest zgodnie z art. 28 RODO, jeżeli taki model przetwarzania ma zastosowanie.

Niektórzy odbiorcy mogą działać jako niezależni administratorzy danych, np. banki, zakłady ubezpieczeń, określeni przewoźnicy lub organy publiczne.

43. Transfer danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Międzynarodowa działalność SPEEDIXA może obejmować operacje transportowe i logistyczne poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Niektórzy międzynarodowi dostawcy usług IT mogą również przetwarzać dane w państwach trzecich.

Jeżeli zastosowanie znajduje rozdział V RODO, SPEEDIXA wykorzystuje odpowiedni mechanizm transferu, zależnie od okoliczności, w tym:

• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony;
• Standardowe Klauzule Umowne;
• inne odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z art. 46 RODO;
• wyjątki określone w art. 49 RODO, wyłącznie jeżeli spełnione są przesłanki ich zastosowania.

W odpowiednich przypadkach mogą być stosowane dodatkowe zabezpieczenia techniczne i organizacyjne.

44. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe są przechowywane nie dłużej niż jest to konieczne dla danego celu, obowiązku prawnego lub ochrony roszczeń.

45. Minimalizacja danych w łańcuchu logistycznym

SPEEDIXA dąży do tego, aby każdy uczestnik łańcucha logistycznego otrzymywał wyłącznie dane potrzebne do wykonania swojego zadania.

Przykładowo:

• kierowca otrzymuje informacje niezbędne do załadunku i dostawy;
• magazyn otrzymuje informacje potrzebne do identyfikacji i obsługi przesyłki;
• przewoźnik ostatniej mili otrzymuje niezbędne dane odbiorcy;
• przedstawiciel celny otrzymuje dane niezbędne do procedury celnej;
• zakład ubezpieczeń otrzymuje informacje potrzebne do rozpatrzenia konkretnej szkody.

46. Szczególne kategorie danych osobowych

SPEEDIXA co do zasady nie wymaga za pośrednictwem standardowych formularzy szczególnych kategorii danych określonych w art. 9 RODO, chyba że są one obiektywnie niezbędne.

Użytkownicy proszeni są, aby nie przekazywać poprzez standardowe formularze:

• danych o zdrowiu;
• danych genetycznych;
• danych biometrycznych;
• informacji o przekonaniach religijnych;
• informacji o poglądach politycznych;
• informacji o przynależności związkowej;
• innych szczególnych kategorii danych osobowych.

Jeżeli przetwarzanie takich danych staje się konieczne, odbywa się wyłącznie na odpowiedniej podstawie prawnej.

47. Dane dotyczące naruszeń prawa i postępowań administracyjnych

Incydenty transportowe, mandaty, wypadki drogowe lub postępowania urzędowe mogą obejmować dokumenty podlegające szczególnemu reżimowi prawnemu.

Dane takie są przetwarzane tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna oraz rzeczywista potrzeba.

48. Dane osób małoletnich

Strona SPEEDIXA skierowana jest przede wszystkim do profesjonalnych kontaktów B2B, klientów, przewoźników, partnerów biznesowych i kandydatów do pracy.

SPEEDIXA nie ma na celu zbierania danych osobowych dzieci za pośrednictwem standardowych formularzy kontaktowych.

49. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

SPEEDIXA co do zasady nie podejmuje wobec zwykłych użytkowników strony decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.

W przypadku korzystania z dozwolonych technologii analitycznych lub reklamowych może dochodzić do ograniczonego profilowania marketingowego.

50. Prawa osób, których dane dotyczą

Jeżeli spełnione są przesłanki RODO, osoba, której dane dotyczą, może posiadać prawo:

• dostępu do danych;
• otrzymania kopii danych;
• sprostowania danych;
• uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu;
• wycofania zgody;
• ochrony w związku z określonymi zautomatyzowanymi decyzjami;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego.

51. Prawo dostępu do danych

Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać potwierdzenie, czy SPEEDIXA przetwarza jej dane osobowe, oraz informacje wymagane przez art. 15 RODO.

52. Prawo do sprostowania danych

Osoba, której dane dotyczą, może żądać sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych.

53. Prawo do usunięcia danych

Osoba, której dane dotyczą, może żądać usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 RODO.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego, np. jeżeli dalsze przechowywanie jest niezbędne do realizacji obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

54. Prawo do ograniczenia przetwarzania

W przypadkach określonych w RODO osoba, której dane dotyczą, może żądać ograniczenia ich przetwarzania.

55. Prawo do przenoszenia danych

Jeżeli spełnione są przesłanki art. 20 RODO, osoba, której dane dotyczą, może otrzymać przekazane przez siebie dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie.

56. Prawo do sprzeciwu

Jeżeli przetwarzanie oparte jest na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, osoba, której dane dotyczą, może mieć prawo wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

57. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego.

Po skutecznym wniesieniu sprzeciwu dane nie są dalej wykorzystywane do tego celu.

58. Wycofanie zgody

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, zgoda może być wycofana w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

59. Obsługa żądań osób, których dane dotyczą

SPEEDIXA rozpatruje żądania osób, których dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki i w terminach przewidzianych przez RODO.

W przypadkach dopuszczonych przez RODO termin odpowiedzi może zostać przedłużony z uwagi na złożoność lub liczbę żądań.

60. Weryfikacja tożsamości osoby składającej żądanie

Jeżeli SPEEDIXA ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie, może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

Weryfikacja powinna być proporcjonalna do ryzyka nieuprawnionego ujawnienia danych.

61. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych.

W Polsce właściwym organem jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – UODO

Oficjalne informacje: uodo.gov.pl

62. Bezpieczeństwo danych osobowych

SPEEDIXA stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, uwzględniające charakter, zakres i ryzyko przetwarzania.

W zależności od systemu mogą one obejmować:

• kontrolę dostępu;
• zasadę najmniejszych uprawnień;
• indywidualne konta użytkowników;
• ochronę haseł;
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe;
• TLS/HTTPS;
• procedury kopii zapasowych;
• aktualizację oprogramowania;
• ochronę przed malware;
• bezpieczeństwo sieci;
• logowanie zdarzeń;
• monitoring;
• ochronę infrastruktury serwerowej;
• procedury reagowania na incydenty;
• zarządzanie dostawcami;
• zobowiązania do zachowania poufności;
• szkolenia personelu.

63. Zapobieganie oszustwom transportowym i cyberzagrożeniom

SPEEDIXA może stosować uzasadnione środki w celu zapobiegania:

• podszywaniu się pod przewoźników;
• nieautoryzowanej zmianie danych rachunku bankowego;
• Business Email Compromise;
• phishingowi;
• kradzieży ładunku;
• nieautoryzowanej zmianie adresu dostawy;
• nieautoryzowanemu dostępowi do danych przesyłki;
• fałszowaniu dokumentów;
• innym formom oszustw lub nadużyć.

64. Naruszenia ochrony danych osobowych

W przypadku naruszenia ochrony danych SPEEDIXA ocenia jego charakter, zakres oraz ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych.

Jeżeli spełnione są przesłanki określone w RODO, naruszenie zgłaszane jest właściwemu organowi nadzorczemu.

Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osoby, osoba ta jest informowana w przypadkach wymaganych przez prawo.

65. Poufne informacje handlowe

W ramach działalności logistycznej SPEEDIXA może otrzymywać informacje, które nie są danymi osobowymi, lecz mają charakter poufny lub handlowo wrażliwy.

Przykładowo:

• wartość towaru;
• trasy transportowe;
• wolumeny przesyłek;
• nazwy dostawców;
• nazwy kupujących;
• warunki dostawy;
• informacje o łańcuchu dostaw;
• ceny;
• wewnętrzne numery referencyjne;
• dokumentację handlową.

Nawet jeżeli RODO nie ma zastosowania do takich informacji, mogą one być chronione odpowiednimi środkami umownymi i organizacyjnymi.

66. Linki do zewnętrznych stron internetowych

Strona może zawierać linki do stron podmiotów trzecich.

Po przejściu na zewnętrzną stronę zasady przetwarzania danych określa odpowiedni zewnętrzny dostawca.

67. Zmiany niniejszej Polityki prywatności

Niniejsza Polityka może być aktualizowana w szczególności z powodu:

• zmian przepisów prawa;
• zmian usług SPEEDIXA;
• zmian strony internetowej;
• wdrożenia nowych systemów;
• zmiany dostawców;
• zmian w zakresie wykorzystywanych cookies;
• zmian procesów przetwarzania;
• nowych wymagań lub wytycznych organów nadzorczych.

Aktualna wersja publikowana jest na stronie internetowej wraz z datą ostatniej aktualizacji.

Zmiana Polityki nie zastępuje obowiązku uzyskania nowej zgody, jeżeli prawo wymaga jej dla konkretnego procesu przetwarzania.

68. Główne podstawy prawne

W zależności od procesu przetwarzania zastosowanie mogą mieć w szczególności:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – RODO / GDPR;
• Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
• Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej;
• właściwe polskie przepisy dotyczące świadczenia usług drogą elektroniczną;
• Kodeks pracy w zakresie rekrutacji i zatrudnienia;
• Ustawa o rachunkowości;
• Ordynacja podatkowa;
• Kodeks cywilny;
• właściwe przepisy transportowe, celne, ubezpieczeniowe i inne regulacje branżowe.

Oficjalny tekst RODO: EUR-Lex

69. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych

W celu realizacji swoich praw, wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody lub uzyskania informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z:

70. Wersja dokumentu

Polityka prywatności i plików cookie SPEEDIXA Sp. z o.o.

Wersja: 1.0

Data: 14 sierpnia 2026 r.

© SPEEDIXA Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.